“Consejos para no morir en una reunión”

 

Las reuniones son el procedimiento de trabajo por excelencia para las compañías. Favorecen la relación y mejoran la comunicación entre personas que comparten ideas, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales, amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos.  

Así contado suena genial… pero como cualquier otra herramienta, un mal uso de la misma o pervertir su función primordial puede convertirla en un auténtico desastre que lo único que consigue es hacernos perder el tiempo y continuar con los problemas sin resolver… y como consecuencia nos acostumbramos a cuestiones como “¿Qué pinto yo aquí?... ¿Y para esto una reunión?... ¿Al final en que hemos quedado?... ¿Pero esto no empezaba a las 10?... ¿damos los 5 minutos de cortesía?”... y podría seguir… ¿Os suena de algo? 

Al final, el éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para enriquecerse… y ¿Cómo hacemos esto?... pues la respuesta no deja de ser simple: con un poquito de sentido común... 

Por ello, os voy a sugerir algunas medidas que hagan que vuestras reuniones sean productivas y eficientes… y como veréis son simples, sensatas y lógicas… 

ANTES DE LA REUNIÓN.- LA CONVOCATORIA 

 

·         ¿Necesitamos reunirnos?. Las reuniones sólo deben celebrarse cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación alternativo (teléfono, email,  la intranet corporativa o la videoconferencia) igualmente eficaz debe utilizarse, y aplazar la celebración de una reunión hasta que haya que convencer, debatir, aclarar, solucionar, formar o celebrar algo...
·         Planificar y Definir los objetivos de la reunión. Por escrito debemos fijar los objetivos de la reunión, especificar a quiénes va dirigida: público interno (empleados) o público externo (proveedores, clientes, instituciones,…), definir la estructura de la reunión: duración, temas a tratar, tiempo que debe dedicarse a cada apartado, personas que deben abordar cada asunto, tiempos para el debate, salas a utilizar si hay previsto realizar tareas por grupos, descansos… y finalmente seleccionar un lugar para la realización de la reunión que se ajuste a las verdaderas necesidades de la misma.
·          Enviar la documentación y la convocatoria a los participantes. La convocatoria de reunión debe ser enviada a los asistentes al menos 3 días antes de la misma y debe incluir los objetivos de la reunión, la agenda de asuntos a tratar, documentos relacionados, materias que deben prepararse previamente, posibles decisiones que van a debatirse y la contribución o rol que se espera de cada asistente.

DURANTE LA REUNIÓN.- EL DESARROLLO

 

·         Preparar la logística de la reunión. Cada situación y cada necesidad precisa una solución diferente. La clave esta en planificar la disposición de la sala que más favorezca la comunicación (en U, mesa de consejo…), prever la necesidad de utilizar medios audiovisuales (pizarra, flipchart, proyector,...), comprobar conexiones a internet, acondicionar la temperatura de la sala, si es necesario preparar documentación para entregar a los asistentes y  planificar los descansos.

·         Presentación y bienvenida. El comienzo de la reunión es un momento en el que muchos de los asistentes fijan sus expectativas y su predisposición, y es donde debemos solicitar a todos que tengan una actitud favorable y activa que permita cumplir los objetivos. En esta fase es fundamental comentar aspectos como la puntualidad, la presentación de las personas nuevas, disculpar a los no asistentes, informar acerca de los objetivos y detallar los temas que se van a abordar, definir quién será el responsable de tomar notas y redactar el acta final, repasar el  cumplimiento de los acuerdos de la reunión anterior y, como no, recordad que no se deben usar móviles o portátiles durante la reunión.

·         Papel del Organizador/Moderador: Su misión es lograr la atención de los asistentes, que exista entendimiento en el debate, que se escuchen y se respeten los turnos de palabra y que se fomente la participación de todos.

·         Información y Presentaciones: Si en el transcurso de la reunión se van a proyectar videos o realizar presentaciones utilizando medios audiovisuales, la información debe ser muy gráfica y muy concisa. La presentación sólo es un apoyo para el ponente, que es quien debe enriquecer con sus comentarios y con sus aportaciones el tema expuesto.
·         Debates/Discusiones/Toma de Decisiones: La puesta en común es la fase más difícil de la reunión, la que puede derivar en algún tipo de conflicto entre los asistentes. Para evitarlo es conveniente exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones, respetar los turnos de palabra, hablar siempre en positivo, dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión, cuidar las formas en que se dicen las cosas, y alcanzar acciones o acuerdos, definiendo quién debe ejecutar cada uno de ellos y en qué plazo.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN.- DOCUMENTACIÓN Y CONCLUSIONES

 

·         Resumen y Cierre de la reunión: La finalización de la reunión debe realizarse con la misma puntualidad con la que se ha iniciado. Pero antes, es necesario resumir las principales conclusiones, definir tareas, responsables y fechas de las mismas (qué, quién, cuando…), fijar una fecha para la próxima reunión, si procede, y agradecer a todos su asistencia y su participación activa.

·         Acta de la reunión: A realizar por el coordinador o la persona de su equipo designada al comienzo de la reunión, es la herramienta que deja constancia de la trayectoria de la reunión reflejando lo acontecido en la reunión para quienes no han podido asistir, informando a los asistentes acerca de los acuerdos alcanzados, las personas responsables de ejecutar las decisiones y los plazos definidos para ello. Debe ser conciso y claro, de forma que permita realizar el seguimiento y controlar la ejecución de las acciones acordadas.
·         Recoger la sala de reunión dejándola limpia y preparada para la próxima reunión.
El coordinador o moderador de la reunión es responsable de dejar la sala en perfectas condiciones para la próxima reunión. Ello implica limpiar pizarras o eliminar papel de los flipcharts, eliminar botellas, papeles u otros residuos generados en la reunión, apagado de equipos, TV, proyectores, luces de la sala y aparatos de aire acondicionado. Dejemos la sala como nos gustaría encontrarla.
·         Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión. Es responsabilidad del coordinador o dueño del proceso el asegurarse de que las tareas y objetivos de la reunión se cumplen, así como de tomar las acciones oportunas en el caso de que sean necesarias.

Como véis no es necesario reinventar la rueda, es todo muy lógico y de sentido común, tan solo necesitamos una cosa para que salga realmente bien… voluntad de todos para hacerlo de forma productiva y eficiente.

Animo y al turrón!!!