“Consejos para no morir en una reunión”

 

Las reuniones son el procedimiento de trabajo por excelencia para las compañías. Favorecen la relación y mejoran la comunicación entre personas que comparten ideas, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales, amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos.  

Así contado suena genial… pero como cualquier otra herramienta, un mal uso de la misma o pervertir su función primordial puede convertirla en un auténtico desastre que lo único que consigue es hacernos perder el tiempo y continuar con los problemas sin resolver… y como consecuencia nos acostumbramos a cuestiones como “¿Qué pinto yo aquí?... ¿Y para esto una reunión?... ¿Al final en que hemos quedado?... ¿Pero esto no empezaba a las 10?... ¿damos los 5 minutos de cortesía?”... y podría seguir… ¿Os suena de algo? 

Al final, el éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para enriquecerse… y ¿Cómo hacemos esto?... pues la respuesta no deja de ser simple: con un poquito de sentido común... 

Por ello, os voy a sugerir algunas medidas que hagan que vuestras reuniones sean productivas y eficientes… y como veréis son simples, sensatas y lógicas… 

ANTES DE LA REUNIÓN.- LA CONVOCATORIA 

 

·         ¿Necesitamos reunirnos?. Las reuniones sólo deben celebrarse cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación alternativo (teléfono, email,  la intranet corporativa o la videoconferencia) igualmente eficaz debe utilizarse, y aplazar la celebración de una reunión hasta que haya que convencer, debatir, aclarar, solucionar, formar o celebrar algo...
·         Planificar y Definir los objetivos de la reunión. Por escrito debemos fijar los objetivos de la reunión, especificar a quiénes va dirigida: público interno (empleados) o público externo (proveedores, clientes, instituciones,…), definir la estructura de la reunión: duración, temas a tratar, tiempo que debe dedicarse a cada apartado, personas que deben abordar cada asunto, tiempos para el debate, salas a utilizar si hay previsto realizar tareas por grupos, descansos… y finalmente seleccionar un lugar para la realización de la reunión que se ajuste a las verdaderas necesidades de la misma.
·          Enviar la documentación y la convocatoria a los participantes. La convocatoria de reunión debe ser enviada a los asistentes al menos 3 días antes de la misma y debe incluir los objetivos de la reunión, la agenda de asuntos a tratar, documentos relacionados, materias que deben prepararse previamente, posibles decisiones que van a debatirse y la contribución o rol que se espera de cada asistente.

DURANTE LA REUNIÓN.- EL DESARROLLO

 

·         Preparar la logística de la reunión. Cada situación y cada necesidad precisa una solución diferente. La clave esta en planificar la disposición de la sala que más favorezca la comunicación (en U, mesa de consejo…), prever la necesidad de utilizar medios audiovisuales (pizarra, flipchart, proyector,...), comprobar conexiones a internet, acondicionar la temperatura de la sala, si es necesario preparar documentación para entregar a los asistentes y  planificar los descansos.

·         Presentación y bienvenida. El comienzo de la reunión es un momento en el que muchos de los asistentes fijan sus expectativas y su predisposición, y es donde debemos solicitar a todos que tengan una actitud favorable y activa que permita cumplir los objetivos. En esta fase es fundamental comentar aspectos como la puntualidad, la presentación de las personas nuevas, disculpar a los no asistentes, informar acerca de los objetivos y detallar los temas que se van a abordar, definir quién será el responsable de tomar notas y redactar el acta final, repasar el  cumplimiento de los acuerdos de la reunión anterior y, como no, recordad que no se deben usar móviles o portátiles durante la reunión.

·         Papel del Organizador/Moderador: Su misión es lograr la atención de los asistentes, que exista entendimiento en el debate, que se escuchen y se respeten los turnos de palabra y que se fomente la participación de todos.

·         Información y Presentaciones: Si en el transcurso de la reunión se van a proyectar videos o realizar presentaciones utilizando medios audiovisuales, la información debe ser muy gráfica y muy concisa. La presentación sólo es un apoyo para el ponente, que es quien debe enriquecer con sus comentarios y con sus aportaciones el tema expuesto.
·         Debates/Discusiones/Toma de Decisiones: La puesta en común es la fase más difícil de la reunión, la que puede derivar en algún tipo de conflicto entre los asistentes. Para evitarlo es conveniente exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones, respetar los turnos de palabra, hablar siempre en positivo, dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión, cuidar las formas en que se dicen las cosas, y alcanzar acciones o acuerdos, definiendo quién debe ejecutar cada uno de ellos y en qué plazo.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN.- DOCUMENTACIÓN Y CONCLUSIONES

 

·         Resumen y Cierre de la reunión: La finalización de la reunión debe realizarse con la misma puntualidad con la que se ha iniciado. Pero antes, es necesario resumir las principales conclusiones, definir tareas, responsables y fechas de las mismas (qué, quién, cuando…), fijar una fecha para la próxima reunión, si procede, y agradecer a todos su asistencia y su participación activa.

·         Acta de la reunión: A realizar por el coordinador o la persona de su equipo designada al comienzo de la reunión, es la herramienta que deja constancia de la trayectoria de la reunión reflejando lo acontecido en la reunión para quienes no han podido asistir, informando a los asistentes acerca de los acuerdos alcanzados, las personas responsables de ejecutar las decisiones y los plazos definidos para ello. Debe ser conciso y claro, de forma que permita realizar el seguimiento y controlar la ejecución de las acciones acordadas.
·         Recoger la sala de reunión dejándola limpia y preparada para la próxima reunión.
El coordinador o moderador de la reunión es responsable de dejar la sala en perfectas condiciones para la próxima reunión. Ello implica limpiar pizarras o eliminar papel de los flipcharts, eliminar botellas, papeles u otros residuos generados en la reunión, apagado de equipos, TV, proyectores, luces de la sala y aparatos de aire acondicionado. Dejemos la sala como nos gustaría encontrarla.
·         Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión. Es responsabilidad del coordinador o dueño del proceso el asegurarse de que las tareas y objetivos de la reunión se cumplen, así como de tomar las acciones oportunas en el caso de que sean necesarias.

Como véis no es necesario reinventar la rueda, es todo muy lógico y de sentido común, tan solo necesitamos una cosa para que salga realmente bien… voluntad de todos para hacerlo de forma productiva y eficiente.

Animo y al turrón!!!



 

“La Calidad no se controla, la Calidad se crea”

Muchas compañías presumen de disponer de sistemas de gestión de calidad, controles de calidad, QA testers, certificados ISO 9001, y otros sistemas de control de calidad varios… pero la realidad es que no podemos medir la Calidad de nuestros productos y servicios únicamente por el numero de personas que controlan la calidad o los certificados de que se dispongan… no damos mas Calidad por disponer de mas sistemas de control… la Calidad va mucho mas allá…

La Calidad es inherente a nuestros procesos, nuestros productos y servicios, a nuestra forma de proceder, a todo lo que hacemos… de hecho, la Calidad de una empresa empieza por sus personas… de tal forma que la cultura de la compañía debe llevar en su ADN la Calidad de la propia empresa y dejar que fluya a todos los rincones de la misma…

La Calidad se crea… la hacemos todos… todos debemos comprometernos con el cumplimiento y satisfacción de nuestros clientes… depende de nosotros…

Animo!!! Y ya sabéis… IMPULSA y al turrón!!!

 

“Categorizando variables: las 6 M’s”

 

En mejora de procesos, hay ciertos truquillos que nos permiten revisar e identificar las posibles variables que impactan en un proceso de modo que podamos analizar y priorizar dicho impacto. Se trata de una simple clasificación de las variables en 6 categorías, lo que se denomina las 6 M’s.

o    Materia prima/Materiales: una de las principales causas para los problemas radica en los materiales empleados como entrada  del proceso. Es fundamental identificar los materiales con los que contamos para realizar nuestra labor y controlar la calidad de dichos materiales, así como a los proveedores de los mismos. Disponer de sistemas de trazabilidad puede ayudarnos en identificar dichos defectos y tratar de prevenirlos adecuadamente.  ¿Cómo afectan los materiales a mi proceso?...

o    Mano de obra: Otra variable a revisar es el factor humano de nuestros procesos,  las personas que intervienen en las diferentes etapas, y sin los cuales no se podría realizar las actividad empresarial.   Aquí incluimos los temas de formación, capacitación, experiencia, habilidades, gestión de talento, etc… ¿Cómo nos influyen las personas en la ejecución de nuestros procesos?...

o    Maquinaria: Se trata de las herramientas e infraestructura que nos permite poder ofrecer los servicios o productos a nuestros clientes. Debemos identificar su impacto en nuestro proceso y tomar las acciones oportunas para evitar fallos o defectos en nuestro negocio. Como ejemplos, simplemente la conexión informática a internet, el ordenador, el programa de gestión de pedidos, etc…

o    Medio ambiente: Aquí me estoy refiriendo al entorno que condiciona especialmente las circunstancias de la persona o la compañía. Incluye al conjunto de valores naturales, sociales y culturales en un lugar y momento determinado. Por ejemplo en una refinería de petróleo es importante su ubicación, hacia donde sopla el viento, la meteorología del lugar… todo ello puede condicionar algunos de los procesos e impactar en su gestión.

o   Medición/Mantenimiento: Estas variables son claves para cumplir con los requisitos de un proceso o producto, nos permiten conocer los procesos y poder actuar sobre ellos para conseguir nuestros objetivos. Aquí se incluyen los controles de calidad, equipos, muestreos, KPIs, costes operacionales, etc… Es fundamental que los sistemas de medición sean adecuados y sirvan a los procesos para su gestión y optimización. 

o   Métodos: Por último los Métodos, la forma de realizar los procesos, una serie de etapas que nos llevan a un objetivo, producto o servicio.Es una fila de pasos continuos, que conducen a una meta. Dentro de esta categoría tenemos los procedimientos, normativas, manuales, directrices, etc… Su influencia puede ser clave en nuestros procesos, ya que el desconocimiento, o la desactualización de los procedimientos puede hacer que nuestros procesos no cumplan con los requisitos e impacten en el negocio.

Estas 6M’s sirven de base para multitud de herramientas IMPULSA, como el diagrama de Ishikawa (la famosa raspa de pescado), la matriz Causa&Efecto, el análisis de riesgos FMEA, Pmap, etc,…

Pero sobretodo, en una etapa inicial, estas 6M’s nos permiten echar un vistazo a todas las variables del proceso por dichas categorías, ejerciendo de “guía” para intentar no olvidar ninguna de ellas… y a partir de ahí, con las herramientas Lean Six Sigma hacer el embudo que nos permita priorizar cuales de esas variables son las que tienen un mayor impacto en nuestro problema… y de esta forma centrar nuestros esfuerzos únicamente en dichas variables.

 

Probadlo, es sencillo, simple y te permite ordenar tus ideas a la hora de afrontar un problema…

 

Recordad, IMPULSA… y al turrón!!!!

 

 

 

 

 

"Mientras más corras de tus problemas, más cansado vas a estar cuando te alcancen"

 

¡Que verdad mas grande! Es el poder del ahora, de no dejar las cosas para mañana, de no esconder la cabeza como los avestruces… los problemas no desaparecen si no hacemos nada sobre ellos… al contrario tienden a expandirse, de tal forma que un pequeño problema por el cual miramos para otro lado se puede convertir en un problemón difícil de gestionar. Da un paso adelante, afronta los problemas, las situaciones, aprende de ellas, crece…. Es el momento, es ahora… es tu ACTITUD!!!!

 

Recuerda lo que decía Jack Sparrow en Piratas del Caribe... “El problema no es el problema, sino tu actitud ante el problema”.

Mucho ánimo, IMPULSA y al turrón!!!



 

"Paradoja de los monos y los plátanos"

Hoy me ha llegado de nuevo una vieja historia que ya había visto hace tiempo, pero que no deja de ser bastante curiosa y la quiero compartir con vosotros…

Se trata de la “paradoja de los monos y los plátanos”… y dice así:

En un experimento se metieron cinco monos en una habitación. En el centro de la misma ubicaron una escalera, y en lo alto, unos plátanos. Cuando uno de los monos ascendía por la escalera para acceder a los plátanos, los experimentadores rociaban al resto de monos con un chorro de agua fría. Al cabo de un tiempo, los monos asimilaron la conexión entre el uso de la escalera y el chorro de agua fría, de modo que cuando uno de ellos se aventuraba a ascender un busca de un plátano, el resto de monos se lo impedían con violencia. Al final, e incluso ante la tentación del alimento, ningún mono se atrevía a subir por la escalera.

En ese momento, los experimentadores extrajeron uno de los cinco monos iniciales e introdujeron uno nuevo en la habitación.

El mono nuevo, naturalmente, trepó por la escalera en busca de los plátanos. En cuanto los demás observaron sus intenciones, se abalanzaron sobre él y lo bajaron a golpes antes de que el chorro de agua fría hiciera su aparición. Después de repetirse la experiencia varias veces, al final el nuevo mono comprendió que era mejor para su integridad renunciar a ascender por la escalera.

Los experimentadores sustituyeron otra vez a uno de los monos del grupo inicial. El primer mono sustituido participó con especial interés en las palizas al nuevo mono trepador.

Posteriormente se repitió el proceso con el tercer, cuarto y quinto mono, hasta que llegó un momento en que todos los monos del experimento inicial habían sido sustituidos.

En ese momento, los experimentadores se encontraron con algo sorprendente. Ninguno de los monos que había en la habitación había recibido nunca el chorro de agua fría. Sin embargo, ninguno se atrevía a trepar para hacerse con los plátanos. Si hubieran podido preguntar a los primates por qué no subían para alcanzar el alimento, probablemente la respuesta hubiera sido esta “No lo sé. Esto siempre ha sido así”.

¿Os suena la respuesta final? Al leer esta historia me viene a la cabeza la analogía con lo que ocurre en las empresas… todas las empresas tienen su cultura, su forma de ver los negocios y de actuar. La cultura de una empresa viene dada por las personas que la forman o que la han formado, por las experiencias vividas, sus valores, sus creencias, etc… Es cierto que cuando entramos en una nueva compañía por primera vez, desconocemos dicha herencia cultural, de forma que actuamos de forma fresca, nueva, cuestionando situaciones que para el resto son totalmente normales y que no se han planteado en ningún momento, tratando de cambiar cosas… este aire fresco es fantástico para las compañías si permiten que haga evolucionar la cultura actual… si nos hacen mejorar…

Pero para ello, hay que tener una mente abierta, libre de contaminaciones y deseosa de aprender algo nuevo que nos lleve mas allá… esto es lo realmente difícil… compañías que estén abiertas a cuestionarse los conceptos básicos… no para cambiarlos por cambiar… sino para ser mejores, mas eficientes, mas rentables…

En definitiva… igual que una cultura empresarial positiva y abierta puede ser muy rentable para empresa y empleados,  una cultura de empresa errónea o rígida puede llevarnos a perder la ilusión, dejar de ser creativos y de cuestionarnos la forma de hacer las cosas… y lo que es mas peligroso, puede hacer que bajemos los brazos y terminemos interiorizando que “Aquí llevamos 30 años haciéndolo así…”

Os animo a seguir luchando, a no perder la chispa y a continuar aportando valor a nuestra compañía… es la única forma de sentirnos realizados y ser felices en el trabajo… no os dejéis amedrentar por los monos… los plátanos están ahí arriba…

IMPULSA… y al turrón!!!