“Señor Presidente,
¿Implantamos la metodología IMPULSA en la Administración Pública?”
Hace unos días en el Comité de Lean Six Sigma de la AEC me
llevé la grata sorpresa de la incorporación a dicho comité de dos
representantes de Presidencia del Gobierno… a pesar de que suene raro, lo
cierto es que están comenzando poco a poco con iniciativas Lean, en alcances
muy limitados, pero lo cierto y verdad es que me da cierta alegría pensar que
este tipo de iniciativas puedan llegar a instituciones como el propio Gobierno
de un país…
Esto me ha hecho reflexionar sobre el impacto que podrían
tener metodologías de mejora como Lean o Six Sigma en las instituciones
públicas de una nación… especialmente en épocas de crisis en las que se pide
hacer lo mismo (o más) con menos… de
modo que empecemos a soñar…
Si dejamos a un lado los colores políticos, imaginemos que
diseñamos un plan de implantación de la metodología a todos los niveles… un
plan IMPULSA para el Gobierno de España… esto incluiría una primera fase de
Planificación y concienciación… con sesiones de introducción a la iniciativa,
formación de Sponsors, sesiones de definición de objetivos, planes de
comunicación, etc…
Por supuesto el alcance de la implantación afectaría a todos
los Ministerios, Secretarias, Departamentos, etc… En paralelo la fase 2 promovería
la formación de equipos de Expertos (Black Belts), los cuales se distribuirían por
Ministerios. Una vez formados, estos Black Belts serían los encargados de
liderar las sesiones de priorización de Proyectos, donde se analizarían los
principales problemas identificados en cada área y se priorizarían para la
puesta en marcha de los primeros equipos y proyectos de mejora… esto daría
comienzo a la fase 3, Formación de Equipos Green Belt y realización de
Proyectos…
Y en 2 o 3 meses, última fase… presentación de resultados a
los Sponsors, recompensas a los equipos por el esfuerzo y los beneficios
obtenidos, identificación de nuevas oportunidades de mejora y vuelta a comenzar
el ciclo de proyectos…
Hasta aquí la parte “técnica” de la implantación de Lean Six
Sigma para Instituciones… pero, ¿Cuáles serían los beneficios derivados de todo
esto?
Tomando como base que Lean nos ayuda a simplificar procesos
eliminando todo aquello que no aporta valor, reduciendo los tiempos de ciclo… y
que Six Sigma se enfoca en reducir los defectos y mejorar la calidad de lo que
hacemos… la implantación de una iniciativa IMPULSA permitiría ejecutar los procesos de la Administración Pública más
rápido y con mejor calidad… la combinación perfecta!!! Además… sinceramente, si
me pongo a pensar en el resultado potencial de implantar este tipo de
iniciativas muy probablemente podamos hablar de más de 100 millones de €
anuales de ahorro… y no creo que este exagerando… partiendo del hecho de que
Lean Six Sigma funciona por el mero hecho de decidir implantar la metodología…
si además se hace bien… con alcance
global de toda la administración pública… y teniendo en cuenta las economías de
escala en algo tan grande como la gestión de un país… una implantación de este
tipo bien dirigida podría reducir los tiempos de proceso de forma drástica… se
podrían reducir los errores de gestión, mejorar la calidad de servicio al
ciudadano, eliminar duplicidades, ahorrar en todo aquello que no aporta valor,
mejorar la eficiencia de toda la administración… esto repercutiría en la
percepción de los ciudadanos sobre su Gobierno y como se les trata, mejorando el
nivel de satisfacción de la gente…. Y además los funcionarios públicos estarían
mucho más comprometidos, motivados ya que se les permitiría ser parte de
proyectos de mejora para su trabajo diario que les podrían hacer la vida más
fácil y que la experiencia con sus clientes, los ciudadanos, fuera mucho más satisfactoria…
Todos ganaríamos… la situación perfecta… y puestos a soñar, ¿Por
qué no?... sería fantástico… de modo que…
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Señor
Presidente, ¿Implantamos la metodología IMPULSA en nuestra Administración Pública?
